എങ്ങനെ വ്യക്തമാക്കണം അല്ലെങ്കിൽ ചുരുക്കണം
ആസൂത്രണവും പരിചരണവും വഴി, വിജയികളായ ആശയവിനിമയ സാങ്കേതികവിദ്യകളും പരിശീലനവും വഴി മെഡിക്കൽ ഓഫീസ് മാനേജർ കാര്യക്ഷമതയും കാര്യക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കും. വ്യക്തിബന്ധമോ പ്രൊഫഷണലോ ആയി ആശയവിനിമയം എന്നത് ഏത് ബന്ധത്തിലും ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഉപകരണങ്ങളിൽ ഒന്നാണ്. രോഗികളുടെ ഗുണനിലവാരം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനായി മെഡിക്കൽ ഓഫീസുകളിൽ വ്യക്തമായ ആശയവിനിമയങ്ങൾ അനിവാര്യമാണ്.
ആശയവിനിമയം 2-വഴിയാണ്
ആശയവിനിമയം പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനായി, ആശയങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ വിവരങ്ങൾ പങ്കുവയ്ക്കണം, വിവരങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ആശയം നൽകാനും മറ്റാരെങ്കിലും നൽകാനും ഒരാൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
ആശയവിനിമയം ഏറ്റവും മികച്ചതാകുമ്പോൾ ആശയവിനിമയം മികച്ചതാണ്, അതായത് ആശയങ്ങളും വിവരവും രണ്ടുപേർക്കിടയിൽ പങ്കിടുന്നു, ഓരോ കൈമാറ്റവും എക്സ്ചേഞ്ചിൽ നിന്ന് കൈമാറുന്നു. ആശയവിനിമയം ഏകപക്ഷീയമാണെങ്കിൽ, തെറ്റായ ആശയവിനിമയമോ തെറ്റിദ്ധാരണയോ ഉണ്ടാകാനുള്ള സാധ്യത വളരെ ഉയർന്നതാണ്, ഇത് അനിയന്ത്രിത പ്രതീക്ഷകളും മോശം ഫലങ്ങളും ഉണ്ടാക്കുന്നു.
ഒരു ബന്ധത്തിൽ, മിക്കപ്പോഴും ഞങ്ങൾ തെറ്റിപ്പോവുകയും ഏതെങ്കിലും തെറ്റിദ്ധാരണയ്ക്കായി ക്ഷമാപണം ചെയ്യുകയും വീണ്ടും ശ്രമിക്കുക. എന്നാൽ മെഡിക്കൽ ഓഫീസിൽ, ശാരീരികമായും സാമ്പത്തികമായും ചെലവില്ലാതെ ദുഷ്പ്രചാരങ്ങൾ ചെലവഴിക്കാൻ കഴിയും. ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായ നേതാക്കളുടെ പഠനങ്ങൾ കാണിക്കുന്നത് ആശയവിനിമയം ഒരു മാനേജറോ നേതാവോ കൈവശമുള്ളതും ഉപയോഗിക്കുന്നതും ആണ്.
മെഡിക്കൽ ഓഫീസ് ക്രമീകരണത്തിൽ ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയം
വളരെ ഫലപ്രദവും വ്യക്തമായതുമായ വിവരങ്ങൾ ആശയവിനിമയത്തിന് നിർണായകമാണ്.
രേഖാമൂലമുള്ള ആശയവിനിമയത്തിലൂടെ ഒരു ഓഫീസ് മെയിൽ മുഖേന, ഒരു ഇടപഴകിലൊന്നിനോ ഒരു ഗ്രൂപ്പിനുള്ള ക്രമീകരണത്തിലോ, ആശയവിനിമയത്തിനിടയിലും ഈ വിഷയം മുറുകെ പിടിക്കാതിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. അഞ്ച് W ഉം ജേണലിസത്തിന്റെ H സമീപനവും ഉപയോഗിച്ച് ഈ വിഷയത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ സഹായിക്കും:
- ആരാണ് വിവരം പങ്കുവെക്കേണ്ടത്? ഈ വിവരം ആരാണ് ബാധിക്കുക? ആരാണ് അല്ലെങ്കിൽ കണക്കു ചോദിക്കുന്നത്?
- എന്ത് നടപടി കൈക്കൊള്ളണം? എന്തു ഫലം ആവശ്യമാണ്? പ്രക്രിയ അല്ലെങ്കിൽ പദ്ധതി പൂർത്തിയാക്കാൻ ഏത് ഉറവിടങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്? നേരിട്ട് ഈ പ്രശ്നത്തെ നേരിടുന്ന സാഹചര്യങ്ങൾ എന്തെല്ലാമാണ്?
- എന്തുകൊണ്ട്: ഇത് പ്രധാനമായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്? ഈ വിവരങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്ന വ്യക്തി ഉൾപ്പെടുന്നതെന്തുകൊണ്ടാണ്?
- എവിടെയാണ്: ഇവന്റ്, കൂടിക്കാഴ്ച, വേല നടക്കുന്നത്? പദ്ധതി പൂർത്തിയാക്കാൻ ആവശ്യമായ വസ്തുക്കളോ വിവരങ്ങളോ എവിടെയാണ്?
- എപ്പോഴാണ്: മീറ്റിംഗ്? എപ്പോഴാണ് സമയപരിധി? ഫീഡ്ബാക്ക് അല്ലെങ്കിൽ പുരോഗതി ആവശ്യപ്പെടുന്നത് എപ്പോഴാണ്?
- എങ്ങനെയാണ്: വിജയം എങ്ങനെ അളക്കും? പ്രകടനം എങ്ങനെയാണ് വിലയിരുത്തപ്പെടുന്നത്? എങ്ങനെ പൂർത്തീകരിക്കാം?
വ്യക്തമായതും ചുരുക്കവുമുണ്ടാക്കുക - ചിതറുകളും ഫ്ലഫ്ഫും ഒഴിവാക്കുക
വിവരങ്ങൾ വ്യക്തവും ലളിതവുമായ രീതിയിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള ചില ചോദ്യങ്ങളാണ് ഇവ. മറ്റുള്ളവരെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നല്ല ഭരണം: "നിങ്ങൾ എന്താണ് പറയുന്നതെന്നു പറയുക, നിങ്ങൾ പറയുന്നതെന്തെന്ന് പറയുക."
നിങ്ങൾ അർത്ഥവത്തായ വിവരവും ഫീഡ്ബാക്കും നൽകുമെന്ന് മറ്റുള്ളവർക്ക് അറിയാമെങ്കിൽ, അവർ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധയോടെ കേൾക്കുകയും നിങ്ങളുടെ എക്സ്ചേഞ്ച് ബഹുമാനത്തോടെ പരിഗണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ബിസിനസ്സ് വിഷയങ്ങളെക്കുറിച്ച് നിരന്തരം ഇടപെടുന്ന ഒരു മാനേജർ, അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗുകളിൽ വിഷയം ഇടപെടൽ എന്നിവ ഫലപ്രദമാകില്ല, കാരണം അവരുടെ തൊഴിലാളികൾ "ഫ്ലഫ്" ട്യൂൺ ചെയ്യാൻ തുടങ്ങും. നിങ്ങളുടെ സഹപ്രവർത്തകരോടും തൊഴിലാളികളോടും സഹകരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രൊഫഷണൽ ബോധവത്കരണത്തിന് തുല്യ പ്രാധാന്യമുണ്ട്.
പ്രതികരണം നൽകുക - സജീവ ശ്രദ്ധിക്കൽ
ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ മറ്റൊരു പ്രധാന ഭാഗമാണ് ഫീഡ്ബാക്ക്. ഫീഡ്ബാക്ക് ശ്രദ്ധിക്കുന്നത് എല്ലാ പരിപാടികളെയും മനസ്സിലാക്കുന്നതിൽ സഹായിക്കും. "സജീവമായ ശ്രവനം" എന്നു വിളിക്കുന്ന ഒരു ടെക്നിക്, അറിവ് പൂർത്തിയാകുമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താനുള്ള സഹായകരമായ ഉപകരണമാണ്. ഈ രീതിയിലുള്ള, ശ്രോതാവ് അവരുടെ സ്വന്തം വാക്കുകളിൽ കേട്ട വിവരങ്ങൾ റീഫേസ് ചെയ്യും. ഈ വിവരം ശരിയാണെങ്കിൽ, എക്സ്ചേഞ്ച് പൂർത്തിയായി, വിവരങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്നയാൾക്ക് ഈ സമയത്ത് തെറ്റിദ്ധാരണകൾ ശരിയാക്കാൻ കഴിയും. ഈ കൈമാറ്റം അല്പം കൂടുതൽ സമയം എടുക്കുകയും ഉത്തരവാദിത്തം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു കാര്യക്ഷമമായ ഉപകരണമാണ്, കാരണം എക്സ്ചേഞ്ചിൽ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന എല്ലാവരും പ്രതീക്ഷകളും വ്യക്തവും മനസ്സിലാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്ന് അവർക്ക് അറിയാം.
മെഡിക്കൽ ഓഫീസിലെ വ്യക്തമായ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ
തെളിഞ്ഞതും ഫലപ്രദവുമായ ആശയവിനിമയം സമയവും പണവും ദ്രുതഗതിയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു. ആവശ്യമായ, പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതും, സ്വീകാര്യവുമായ എല്ലാ കക്ഷികളും മനസ്സിലാക്കിയാൽ, പുരോഗതി കൂടുതൽ ദൃഢമായിരിക്കും. എന്തെങ്കിലുമൊക്കെ എന്തുകൊണ്ടാണ് എല്ലാ പാർട്ടികളും മനസ്സിലാകുന്നത്, അവർ ആദരവ് പ്രകടിപ്പിക്കുന്നു. ആശയങ്ങൾ കൈമാറുന്നതും ഫീഡ്ബാക്ക് പരിഗണിക്കപ്പെടുമ്പോഴും, എല്ലാ കക്ഷികളും ഉൾപ്പെടുന്നതും ഈ പ്രക്രിയക്ക് പ്രാധാന്യം നൽകുന്നതുമാണ്. ഓഫീസ് മനസിലും പ്രാഥമിക വിജയശതമാനത്തിലും ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതും ഉൾപ്പെടുത്തലുകളും പ്രാധാന്യവും ഈ വികാരങ്ങളാണ്.