ഫോൺ കോളുകൾ, "സ്ലീയ്" മെയിൽ, ചില അവസരങ്ങളിൽ മുഖാമുഖങ്ങൾ എന്നിവയെക്കാളും ഇക്കാലത്ത് ഇലക്ട്രോണിക് ആശയവിനിമയം കൂടുതൽ ജനപ്രിയമാവുകയാണ്. മെഡിക്കൽ ഓഫീസറുൾപ്പെടെ ഏതെങ്കിലും പ്രൊഫഷണൽ ക്രമീകരണത്തിൽ, സഹപ്രവർത്തകർ, രോഗികൾ, വൈദ്യന്മാർ, ആശുപത്രികൾ, വെണ്ടർമാർ, മറ്റ് പ്രൊഫഷണലുകൾ എന്നിവക്ക് ഇമെയിലുകൾ അയക്കുമ്പോൾ പല കാര്യങ്ങളും പരിഗണിക്കുന്നത് പ്രധാനമാണ്.
ആളുകൾ തുറന്ന ദിവസത്തിലെ വലിയൊരു ഭാഗം ചെലവഴിക്കുകയും ഇമെയിലുകൾ വായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
വിലയേറിയ സമയം ഫലപ്രദമല്ലാത്തതും അപ്രധാനവുമായ ഇമെയിലുകളിൽ പാഴാക്കരുത്. നിങ്ങൾ ഫോണിൽ ഉപയോഗിച്ച അതേ പ്രൊഫഷണലിസം, മെയിൽ കറസ്പോണ്ടൻസ് അല്ലെങ്കിൽ മുഖാമുഖം ഒരു ഇമെയിലിൽ വെളിപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം. എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു ഇമെയിൽ ആശയവിനിമയ രൂപം ആണ്, കൂടാതെ സ്വീകർത്താവിന് സന്ദേശത്തെ വ്യാഖ്യാനിക്കാനുള്ള മാർഗ്ഗം മാത്രം ശ്രദ്ധിക്കുക.
ഒരു ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് നിരവധി ചോദ്യങ്ങൾ സ്വയം ചോദിക്കുക.
- ഞാൻ അയയ്ക്കുന്ന വിവരങ്ങളുടെ ഏറ്റവും മികച്ച ആശയവിനിമയ ഇമെയിൽ ആണോ?
- ഇത് പ്രൊഫഷണൽ ആണോ?
- ഇത് HIPAA പാലിക്കുന്നത് ആണോ?
- ഇത് കൃത്യമായും എന്റെയും മെഡിക്കൽ ഓഫീസറെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നുണ്ടോ?
ഇ-മെയിൽ പെരുമാറ്റച്ചട്ടം # 1
നിങ്ങൾ SEND അമർത്തുന്നതിന് മുമ്പായി നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിൻറെ ഉള്ളടക്കത്തെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക. ഒരു ഫോൺ കോൾ അല്ലെങ്കിൽ കൂടിക്കാഴ്ചക്ക് പകരം നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിന് അനുയോജ്യമായ ആശയവിനിമയമാണെന്ന് ഇമെയിൽ ഉറപ്പാക്കുക. നിങ്ങളുടെ മെഡിക്കൽ ഓഫീസ് പ്രതീക്ഷിച്ച പ്രൊഫഷണലിൻറെ ഇമേജും നിലവാരവും പ്രതിഫലിപ്പിക്കണമെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക.
അശ്ലീലത, നിന്ദ്യമായ, അപകീർത്തികരമായ, അപകീർത്തിപ്പെടുത്തുന്ന, വംശീയത അല്ലെങ്കിൽ ലൈംഗിക സ്വഭാവം ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഇമെയിലും അയയ്ക്കരുത്, കൈമാറരുത് അല്ലെങ്കിൽ മറുപടി നൽകരുത് . നിങ്ങൾക്കും മെഡിക്കൽ ഓഫീസിനും പിഴകൾ കഠിനമായേക്കാം.
ഇമെയിൽ മരവിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഘടന # 2
കൃത്യമായ വ്യാകരണം, വിരാമചിഹ്നം, സ്പെല്ലിംഗ് എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക. വീണ്ടും, നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം നിങ്ങളുടെ മെഡിക്കൽ ഓഫീസിന്റെ ഒരു പ്രതിഫലനമാണ്.
കൂടാതെ, സന്ദേശം സംക്ഷിപ്തമാക്കി നിലനിർത്തി നിങ്ങളുടെ വായനക്ക് അനുയോജ്യമായ ശൈലി ഉപയോഗിക്കുകയും ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക. SEND അമർത്തുന്നതിന് മുമ്പായി നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ പ്രൂഫ് ചെയ്യുക.
ഓൺലൈൻ ലോകത്ത് വിളംബരം അല്ലെങ്കിൽ കരയുന്നതായി കരുതപ്പെടുന്നതിനാൽ എല്ലാ CAPS- കളും ഉപയോഗിക്കരുത്. ഒരു വാക്കോ ശൈലിയോ പ്രാധാന്യം ബോള്ഡ് അല്ലെങ്കില് ഇറ്റാലിക്സ് ഉപയോഗിക്കുക. കൂടാതെ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ കൂടുതൽ വായിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ടാക്കുന്നതിനാൽ ഫാൻസി അല്ലെങ്കിൽ വിചിത്രമായ ഫോണ്ടുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക.
ഇ-മെയിൽ പെരുമാറ്റച്ചട്ടം # 3
ഉചിതമായ സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നതായി ഉറപ്പാക്കുക. രോഗിയുടെ വിവരങ്ങൾ പ്രത്യേകിച്ച് ബന്ധപ്പെട്ട ഒരു മെഡിക്കൽ ഓഫീസിലെ വിവരങ്ങൾ അടിസ്ഥാനപരമായി അറിയാനുള്ള ഒരു ആവശ്യം പങ്കിടണം. കൂടാതെ, ആളുകൾക്ക് "ജങ്ക് മെയിൽ" എന്ന് പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങൾ പരിഗണിച്ചേക്കാമെന്ന് കരുതുക.
വ്യക്തിപരവും രഹസ്യാത്മകവുമായ വിവരങ്ങൾ ചർച്ചചെയ്യരുത് അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഇമെയിലിൽ ക്ഷമയോടെ ഫയലുകൾ അറ്റാച്ചുചെയ്യുക. അക്കൗണ്ട് അവലോകനം ചെയ്യാൻ ആരെയെങ്കിലും ഉപദേശിക്കാൻ പേജിന് അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ അല്ലെങ്കിൽ മെഡിക്കൽ റെക്കോർഡ് നമ്പറുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ അവിടെ ശ്രദ്ധിക്കണം.
ഇ-മെയിൽ പെരുമാറ്റച്ചട്ടം # 4
സാധ്യമായ 24 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾക്ക് മറുപടി നൽകൂ. നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യത്തിന് സമയം നൽകുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ മെയിൽ സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് പ്രതികരിക്കുന്നതിന് കുറഞ്ഞപക്ഷം പ്രതികരിക്കുക, നിങ്ങൾ കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ അവ തിരികെ ലഭിക്കും.
സ്പാമിലേക്ക് മറുപടി നൽകരുത് അല്ലെങ്കിൽ സബ്സ്ക്രൈബ് / അൺസബ്സ്ക്രൈബ് ചെയ്യുന്നതിന് അഭ്യർത്ഥിക്കുക.
ഇത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ഇമെയിലിലേക്ക് ഒഴുകുന്ന കൂടുതൽ സ്പാം സൃഷ്ടിക്കും.
Email Etiquette Rule # 5
വികാരങ്ങൾ ഇ-മെയിലുകളിൽ സൂക്ഷിക്കുക. നയമുള്ളതും പ്രൊഫഷണലായിരിക്കുക. ആ ബന്ധം കെട്ടിപ്പടുക്കാൻ മതിയായ സമയം കഴിഞ്ഞിട്ടും നിങ്ങൾക്ക് അനൗപചാരികമാക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് അറിയുക.
പിന്നീട് നിങ്ങൾ ഖേദിക്കപ്പെടാവുന്ന ഒരു ഇമെയിലിൽ ഒന്നും പറയാതിരിക്കരുത്. കോപത്തിൽ ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നതിനോ പ്രതികരിക്കുന്നതിനോ ശ്രദ്ധിക്കുക. മറ്റൊരു വ്യക്തിയെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തിപരമായ അഭിപ്രായങ്ങൾ ഒരിക്കലും നടക്കില്ല, ആരെയെങ്കിലും പീഢിപ്പിച്ചേക്കാവുന്ന അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിപരമായി പറഞ്ഞേക്കാവുന്ന എന്തും പറയുക.
ഇമെയിൽ മരവിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഘടന # 6
കുറച്ചുകൂടി നർമ്മം, രസകരം, വികാരങ്ങൾ എന്നിവ സൂക്ഷിക്കുക. ലക്ഷ്യങ്ങൾ പലപ്പോഴും ഇമെയിലുകളിൽ "പരിഭാഷയിൽ നഷ്ടപ്പെട്ടു", ആളുകൾ എപ്പോഴും തമാശയല്ല.
സ്വീകർത്താവിന്റെ കാഴ്ചപ്പാടിൽ നിന്ന് അതിനെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക.
അയയ്ക്കരുത്, കൈമാറരുത് , അല്ലെങ്കിൽ chain അക്ഷരങ്ങളിലേക്ക് മറുപടി നൽകുക. ഇത് പ്രൊഫഷണലല്ലാത്ത സ്വഭാവമാണ്, ചിലർ അത് ജങ്ക് മെയിലായി കാണുന്നു. നിങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്ന ഏതൊരു ഉള്ളടക്കവും നിങ്ങളുടെ മെഡിക്കൽ ഓഫീസിൽ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന പ്രൊഫഷണലിൻറെ ഇമേജും ലെവലും പ്രതിഫലിപ്പിക്കണമോ എന്ന് ഓർക്കുക.